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チームの会議を変える「描く会議」

  • クリエイティブ人材育成

会議中、活発なディスカッションが多いものの、話すことに集中しがちで話し合ってきたプロセスが残らないまま終わってしまう。
議事録は取っているけれど、決定事項を共有するため認識のすり合わせに時間が掛かってしまう。
そんな会議も、描きながらチームの会議を変える「描く会議」研修を実施しました。

課題

議論の活発さはあるものの、議論後に参照できるようなプロセスが残らない

共創と取り組み

実践的な模擬会議を通して、チームで協力しながら会議を進めるポイントを学ぶ

価値化したこと

ビジネスの場において、活用できるファシリテーションのナレッジを提供

課題&実現したいこと

活発なディスカッションが多いものの、話し合ってきたプロセスが残らない会議を変えたい

2019年の秋、トライバルメディアハウス様から、研修実施についてのお問い合わせをいただきました。
その背景には、会議中、活発なディスカッションが多いものの、話し合ってきたプロセスが残らない。着地点に合意が見えないまま、各自の努力でプロジェクトを進めていた、という課題がありました。

更に詳細をヒアリングしていくと、具体的な困りごとが見えてきました。
・会議中にホワイトボードが活用されにくい
・決定事項は共有されるが、決定に至るまでのプロセスが残っていないため、認識のすり合わせに時間が掛かる
・話し合ってきたプロセスが残っていないため、後になってから認識がずれていたことに気づく

上記の困りごとに対して担当者様からは、「チームが可視化のスキルを身につけることで、話し合いのプロセスや、大切な意見が残すことができるのではないか?」「このスキルが身につくことで、プロジェクトやチームが変わっていくのではないか?」という期待をうかがいました。
また、誰か一人が会議の進行役を務めるのではなく、全員で協力しながら取り組む姿勢も学べる方向を目指し、ワークショッププログラムを検討しました。

共創と取り組み

実践的な模擬会議を通して、チームで協力しながら会議を進めるポイントを学ぶ

今回の研修で参加者に習得してもらいたい力は、下記の3つでした。

①発言者の話に耳を傾け、意見を受け止める「傾聴力」
②結論を導き出すための「ファシリテーションの基礎力」
③全員で協力しながら会議のゴールを目指す「チーム力」

習得してもらいたいことに対して、私たちから提案したことは「実践的な模擬会議を通して、ファシリテーションの態度を学ぶ【描く会議】」でした。
「描く会議」は可視化の基礎だけではなく、ファシリテーションの基礎や、描くことで相手の話に耳を傾ける姿勢を身につけられる研修プログラムです。
実施するにあたり、ホワイトボードを活用しながら発散と収束を経て、決められた時間内で合意形成まで進められるファシリテーションのフォーマットを考案しました。
このフォーマットを活用することで、プロセスも記録することができるため、どのような経緯で決まったのか?という情報を追うことができます。
そして、研修全体を通して3つの力を習得していきます。

チームの会議を変える「描く会議」

研修当日

まずはエクササイズから!
忙しい業務の合間をぬってきた参加者の中には、PCを広げている方もいました。まずはPCを閉じて、研修に集中してもらうためのエクササイズから始まります。

「描く会議」に必要なことのひとつは、ペンに慣れること!
ペンの基本的な持ち方から、線の引き方、相手に伝えるための適切な大きさと見やすい線を、五感の全てを使って学んでいきます。

話を聞き、引き出すことを学ぶ
ワークを通して会議の基本である「相手の話を引き出す、聞く」→「引き出し、聞いた話を書き出す」ポイントを掴んでいきます。

▲やってみると意外と難しい!という声もちらほら聞こえてきました

3つのステップで会議を進める
話を聞き引き出すワークでポイントを掴んだ後は、4人1グループになり、研修のメインである模擬会議を体験していきます。
ファシリテーションのフォーマットを活用しながら、全員が交代しながら描くファシリテーターを体験していきます。
進行役を交代しながらチームで会議を進行することで、ひとりひとりがオーナーシップを実感し、会議に臨む姿勢をつくりだします。

実践に向けてのアドバイス
今後、ビジネスの場において実践するための、大切なファシリテーションのアドバイスと解説を行いました。
実践を積み重ねてきたグラグリッドのメンバーより、心構えや描く会議のポイントを伝えていきます。

価値化したこと

ビジネスの場において活用できる、ファシリテーションのナレッジを提供

研修へは若手(新卒2〜3年目)の方から、マネジメント層の方まで幅広くご参加いただきました。
会議の進め方や、経験値は人それぞれです。
描くことに加え、チームでファシリテーションをしながら会議を進行する。この描く会議によって「参加者それぞれがオーナーシップを持って会議に臨む」という姿勢や態度を学んでいただきました。

参加者の声
・描くことで関係性が見えてきた!
・書いて見せるから、立ち戻ることができた!
・何をどう決めるか、目的やゴールを設計する事が大事だとわかった。事前準備をしっかりする!
・何をしたら前に進む?解決する?を視覚化することで、共通認識を生み出す
・たどった道をきちんと残す(矢印、グループ分け、色などを活用する)
・役割分担することで、話し合いにみんなが参加できる

研修参加者の声

・同じ共通イメージを持つことの大切さと実践方法を学ぶことができた気がします。
・書き方や進め方、とても参考になった。
・体験型だったので自分の中に落とし込めた。
・今後、会議をより楽しく、効率的なモノにするために使っていきたい。

共創型ミーティング研修のご案内

グラグリッドでは参加する誰もがフラットに意見を出し合い、「共に考え、ゴールを目指すチーム」として活動できる土壌をつくることを目指す、共創型ミーティング研修をリリースしました。

この研修では活動できる土壌を作り出すことと、フラットに意見を出し合える場をどう準備して作り上げるのか?を併せて学びます。
その場に必要なもの・こと、フラットな状態をつくる仕掛け。そしてゴールに向けたアクションを生み出すために何が必要か?をチームで身につけることで、組織の風土・文化の変化も生み出します。
詳細は下記でご案内しておりますので、ぜひご覧ください

▼共創型ミーティング研修 (note記事をご覧ください)
共創型ミーティングが組織を変える、コミュニケーション研修スタート!(note|グラグリッド編集部)
https://note.com/glagrid/n/n719872baf028

▼その他研修のご案内については、下記のページをご覧ください
クリエイティブ人材育成事業
https://glagrid.jp/service/human-resources-development

クライアントの声

口頭でのやり取りがメインだった社内のチームミーティングに変化が出てきました。
決まったことをチャットツールで発信するため、報告や次のアクションは伝わっていても、経緯まではなかなか共有できていませんでした。
研修後は、ホワイトボードを活用するメンバーが増え、話し合って決まるまでの経緯が残り、後からも見直すことができるようになってきたようです。

株式会社トライバルメディアハウス 堀内健志氏